Мы используем cookie-файлы, чтобы улучшить наш сайт.
Окей
Close
Основы функционала Модуля «Встречи» SuiteCRM
В меню модуля доступны следующие опции:
Назначить встречу
Выберите эту опцию для назначения встречи.
Встречи
Выберите эту опцию для просмотра существующих и назначения новых встреч.
Импорт Встреч
Выберите эту опцию для импорта информации о встречах.
Назначение встреч
Встречи можно назначать пользователям системы, контактам и предварительным контактам. В процессе назначения в системе создаётся соответствующая запись с указанием обсуждаемой темы, участников, времени, места и статуса встречи. После сохранения указанной информации у вас появляется возможность отправить приглашения всем участникам будущей встречи. Так же вы можете добавить заметку или вложение к назначенной встрече (вне зависимости от её статуса). После завершения встречи (или же в случае её отмены по какой-либо причине) вы можете обновить её статус.

При назначении встречи вам доступен следующий функционал:

  • Планирование: Панель отображает детальную информацию о встрече: дату, время, место встречи, имена участников. Временной диапазон, на который уже были назначены другие встречи будет выделен синим цветом. В случае наложения временных диапазонов участки перекрытия будут обозначены коричневым цветом.
  • Добавить приглашённых: используйте данную панель для поиска и добавления участников будущей встречи.
Для назначения встречи выполните следующее:

1
В меню модуля «Встречи» выберите опцию «Назначить встречу».
2
Заполните следующие поля:

Тема:
введите тему обсуждения.

Статус:
Из выпадающего списка выберите вариант статуса:

Запланирована:
выберите эту опцию, если встречу только намечено провести.

Состоялась:
выберите эту опцию, если встреча состоялась.

Не состоялась:
выберите эту опцию, если встреча не состоялась.

Место встречи:
место планируемой встречи.

Дата начала:
с помощью календаря укажите дату, с помощью рядом расположенных выпадающих списков укажите время начала встречи.

Продолжительность:
укажите продолжительность встречи, указав необходимое количество часов и минут.

Относится к: вы можете выбрать модуль и одну из записей выбранного модуля, с которой связана данная встреча.
При вводе символов в правое поле система выполняет быстрый поиск совпадающих значений и выводит их тут же в виде выпадающего списка. При вводе ФИО результат поиска зависит от установленного формата ФИО в настройках пользователя: если указан формат «Обращение-Фамилия-Имя» (slf), то поиск будет осуществляться по фамилии, если указан формат «Обращение-Имя-Фамилия» (sfl), то поиск будет осуществляться по имени. Обращение при этом игнорируется.

Напоминание:
после нажатия на кнопку «Добавить напоминание», вы можете напомнить о предстоящем мероприятии всем приглашённым на него участникам. Напоминания могут быть выполнены двумя способами: либо в виде отправки электронного письма на адреса участников, либо в виде всплывающего уведомления браузера. Если на странице настроек пользователя выставлены опции напоминания о мероприятии, то система будет автоматически выставлять параметры при добавлении нового напоминания:
При необходимости вы можете добавить любое количество напоминаний о встрече, настроив каждое напоминание по-своему.

Описание:
вы можете ввести краткое описание цели встречи.

Ответственный(ая):
укажите ответственного за мероприятие пользователя системы. По умолчанию ответственным являетесь вы. Для назначения другого пользователя нажмите на кнопку и из появившегося списка выберите желаемого пользователя.
3
Добавьте приглашённых.
4
Нажмите на кнопку «Сохранить» для сохранения введённой информации; нажмите на кнопку «Отказаться» для возврата к списку встреч без сохранения введённой информации.
5
Нажмите на кнопку «Сохранить и отправить приглашения» для рассылки приглашений всем участникам встречи.
6
Для создания копии встречи нажмите на кнопку «Закрыть и создать копию», в этом случае оригинальная запись встречи закроется и ей будет присвоен статус «Состоялась». Новая запись будет содержать ту же информацию, что и оригинальная запись, за исключением статуса, которому по умолчанию будет присвоено значение «Запланирована».
Добавление приглашённых
1
В разделе «Добавить приглашённых» введите одно или несколько следующих условий поиска:
  • Имя: имя приглашаемого, частично или полностью.
  • Фамилия: фамилию приглашаемого, частично или полностью
  • E-mail: электронный адрес приглашаемого, частично или полностью.
2
Нажмите на кнопку «Найти», система отобразит результаты поиска.
3
Нажмите на кнопку «Добавить» справа от найденного пользователя для добавления его в список приглашённых.
Может возникнуть ситуация, когда необходимо добавить приглашение для лиц, информация о которых отсутствует в системе. В этом случае необходимо составить приглашение для нового лица, нажав на соответствующую кнопку в нижней части формы и создав в системе новый Контакт или новый Предварительный контакт.

Если приглашённые являются пользователями SuiteCRM и у них на основной закладке системы отображаются дашлеты с мероприятиями («Мои звонки», «Мои встречи»), то запись в дашлете о приглашении на встречу (при стандартной настройке дашлета) будет выглядеть следующим образом:
Красным цветом выделяются прошедшие даты, оранжевым – текущие. При этом в столбце «Принять?» будут отображены значки, нажав на один из которых приглашённый сотрудник может:
  • принять приглашение на встречу
  • указать, что принятие приглашения пока под вопросом
  • отклонить приглашение на встречу
Обратите внимание: Вы можете быстро назначить встречу непосредственно в календаре.
Управление информацией о встречах
В модуле вы можете выполнять следующие действия:

  • Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
  • Просмотр информации о выбранных записях в картах Google, для этого в Форме списка отметьте необходимые записи и в меню действий выберите пункт «Показать на карте».
  • Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации.
  • Редактирование или удаление информации сразу о нескольких встречах, для этого используйте панель массового обновления.
  • Импорт информации о встречах, для этого нажмите на кнопку «Импорт встреч», расположенную в меню модуля.
  • Просмотр детальной информации о встрече, для этого нажмите на названии встречи в списке встреч. Кроме того, основная информация о встрече будет отображаться в форме «Подробности» при наведении указателя мыши на значок , который расположен справа от каждой записи.
  • Редактирование данных, для этого в форме просмотра нажмите на кнопку «Править».
  • Дублирование информации о встрече, для этого в меню Действий нажмите на кнопку «Дублировать». Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих записей, Вы можете изменить продублированную информацию с целью назначения новой встречи.
  • Удаление информации о встрече, для этого в Форме просмотра нажмите на кнопку «Удалить».
  • Поиск информации о встрече - используйте Фильтры или Расширенные фильтры в Форме списка модуля. Для поиска только ваших записей отметьте опцию «Мои записи», для поиска запланированных встреч отметьте опцию «Актуальные».
SUITECRM
Последняя актуальная версия
популярной бесплатной CRM-системы
с открытым исходным кодом.
Регистрация персональной
CRM-системы на базе SuiteCRM
После регистрации Вы получите на почту данные для входа в CRM
Или позвоните на бесплатный номер 8 800 551 3023

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных